Wer Kunden in der Türkei beliefert oder dort eine Tochtergesellschaft betreibt, begegnet schnell drei Begriffen: e-Fatura, e-Arşiv und e-Defter. Sie hängen zusammen, sind aber nicht austauschbar. Falsche Belegarten oder E-Rechnungen außerhalb des ERP-Systems führen zu doppelter Arbeit und Abstimmungsfehlern.
Dieser Leitfaden erklärt die Begriffe, nennt Kriterien für die Softwareauswahl und zeigt am Beispiel von WAGONN Synapse und Thalamus, warum E-Belege aus denselben Daten wie das ERP entstehen sollten.
Was ist e-Fatura?
e-Fatura ist eine Rechnung nach den Vorgaben der türkischen Steuerverwaltung (GİB), die elektronisch übermittelt und aufbewahrt wird. Sie ist rechtlich einer Papierrechnung gleichgestellt.
In der Praxis wird eine e-Fatura
- als standardisiertes XML-Schema erstellt,
- mit Firmensiegel / elektronischer Signatur signiert,
- über das GİB-System an den Empfänger zugestellt,
- von beiden Seiten für die gesetzliche Frist archiviert.
Unternehmen können sich direkt an die GİB anbinden oder einen zugelassenen privaten Dienstleister (Integrator) nutzen. Die meisten wählen den zweiten Weg; Synapse arbeitet über eine zugelassene Integrator-Infrastruktur (QNB eSolutions).
e-Fatura oder e-Arşiv?
Beide sind elektronische Rechnungen. Welche Sie ausstellen, hängt vom Empfänger ab.
| e-Fatura | e-Arşiv | |
|---|---|---|
| Empfänger | Als e-Fatura-Steuerpflichtiger registriert | Nicht als e-Fatura-Steuerpflichtiger registriert |
| Zustellung | Über das GİB-System an den Empfänger | Per E-Mail, Ausdruck o. Ä.; Meldung an die GİB |
| Typischer Einsatz | B2B zwischen registrierten Unternehmen | Privatkunden, E-Commerce, nicht registrierte Firmen |
Faustregel: Ist der Empfänger registriert, stellen Sie eine e-Fatura aus, sonst eine e-Arşiv. Gute Software prüft den Status automatisch. Manuelle Auswahl ist eine häufige Fehlerquelle.
E-Lieferschein, e-Defter und weitere E-Belege
- e-İrsaliye (E-Lieferschein): elektronischer Lieferschein, dokumentiert die Warenbewegung.
- e-Defter (elektronisches Hauptbuch): Journal und Hauptbuch werden elektronisch geführt, nach Periodenende signiert und hochgeladen. Voraussetzung sind saubere, konsistente Buchungsdaten.
- Weitere Belege wie die elektronische Quittung für Freiberufler gelten je nach Tätigkeit.
Welche Pflichten für wen gelten, regeln Mitteilungen der GİB, und sie ändern sich. Klären Sie Ihren aktuellen Status mit Ihrem Steuerberater.
Die versteckten Kosten einer abgekoppelten E-Rechnungslösung
Viele Unternehmen stellen E-Rechnungen über ein separates Portal aus. Das wirkt günstig, bis
- dieselben Rechnungsdaten doppelt erfasst werden,
- ausgestellte Rechnungen manuell in die Buchhaltung übertragen werden,
- Stornos und Gutschriften in zwei Systemen korrigiert werden müssen,
- das e-Defter zum Periodenende nicht aufgeht.
So funktioniert E-Transformation mit ERP-Anbindung
- Rechnung wird aus dem freigegebenen Auftrag im ERP erzeugt.
- Belegart ergibt sich aus dem Status des Empfängers.
- XML wird erzeugt, signiert und gesendet.
- Status (gesendet, akzeptiert, Fehler) ist im ERP sichtbar.
- Buchung erfolgt automatisch aus derselben Rechnung.
- Zum Periodenende wird das e-Defter aus denselben Hauptbuchdaten erstellt.
WAGONN Synapse und Thalamus
Synapse ist die E-Transformationsschicht des WAGONN Genome-Ökosystems. Sie wandelt Geschäftsdaten aus Thalamus (ERP/Fi) in gesetzeskonforme Belege um:
- e-Fatura und e-Arşiv: Rechnungsdaten werden in GİB-XML-Schemata überführt; Versand, Stornierung und Statusabfrage laufen über den zugelassenen Integrator.
- e-Defter: Hauptbuchdaten werden geprüft, signiert und hochgeladen.
- Schema- und Signaturprüfung vor dem Versand.
- Eine Datenquelle: Rechnung, Buchungssatz und E-Beleg stammen aus demselben Datensatz.
Mehr dazu auf unserer Seite zu E-Transformationssystemen.
Hinweis: Die Inhalte beziehen sich auf die türkische Steuerverwaltung (GİB). Die Webseite von WAGONN ist derzeit auf Türkisch und Englisch verfügbar.
8 Prüfpunkte bei der Softwareauswahl
- Zugelassener Integrator, GİB-konform?
- Automatische Entscheidung e-Fatura / e-Arşiv?
- E-Lieferschein und e-Defter unterstützt?
- Rechnungen aus denselben Daten wie die Buchhaltung?
- Stornos, Gutschriften und Fehler im Bildschirm sichtbar?
- Massenversand und Verlaufssuche?
- Prüfpfad: wer hat wann was gesendet?
- Getrennte Zugangsdaten pro Gesellschaft bei mehreren Gesellschaften?
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E-Transformation ist ein Prozess, nicht nur Software. Unser Team für Digital Transformation Consulting analysiert Ihren Rechnungsfluss und Ihre ERP-Landschaft; Sie können uns auch direkt kontaktieren.
Häufige Fragen
Was ist der Hauptunterschied zwischen e-Fatura und e-Arşiv?
Der Status des Empfängers: Registrierte erhalten e-Fatura, alle anderen e-Arşiv.
Brauche ich für E-Rechnungen ein ERP?
Nicht zwingend, doch mit ERP-Anbindung entfällt die manuelle Übertragung und Fehler sinken.
Wie hängen e-Defter und e-Fatura zusammen?
Indirekt: Das e-Defter entsteht aus den Buchungen; sind die Rechnungen korrekt gebucht, ist es konsistent.
Was ist ein Integrator, und ist er Pflicht?
Ein zugelassener privater Dienstleister, der Belege im Auftrag an die GİB übermittelt. Üblich, aber nicht der einzige Weg; Synapse nutzt QNB eSolutions.
Wer muss e-Fatura nutzen?
Die von der GİB festgelegten Gruppen. Der Umfang ändert sich, bitte mit dem Steuerberater klären.
