Прибыльные компании чаще всего разоряются не из-за убытков, а потому что деньги заканчиваются в неподходящий момент. Продажа сделана, счет выставлен, но оплата придет через три недели, а поставщику нужно заплатить уже на этой неделе. Сделать этот разрыв видимым заранее помогает отчет о движении денежных средств.
В этом руководстве разберем, что такое отчет о движении денежных средств, как пошагово составить прогноз, где таблицы Excel перестают справляться и как WAGONN Thalamus (ERP/Fi) автоматизирует прогноз денежных потоков.
Что такое отчет о движении денежных средств?
Отчет о движении денежных средств (ОДДС, cash flow) показывает, сколько денег фактически поступило в компанию и ушло из нее за период. Его отличие от отчета о прибылях и убытках простое: ОПУ показывает выставленную выручку и начисленные расходы, а ОДДС показывает реально полученные и уплаченные деньги.
У него два основных применения:
- Фактический (за прошлый период): откуда пришли деньги и куда они ушли.
- Прогнозный (платежный календарь): ожидаемые поступления и выплаты на ближайшие недели и месяцы, чтобы заранее увидеть кассовый разрыв. Именно здесь основная ценность для управления.
Классически денежные потоки делят на три вида деятельности:
| Вид деятельности | Примеры |
|---|---|
| Операционная | Поступления от клиентов, оплата поставщикам, зарплата, налоги, аренда |
| Инвестиционная | Покупка оборудования, продажа активов |
| Финансовая | Получение и погашение кредитов, взносы в капитал, дивиденды |
Как составить прогноз движения денежных средств: 6 шагов
- Определите начальный остаток. Текущие остатки кассы и всех банковских счетов, отдельно по каждой валюте.
- Составьте список ожидаемых поступлений. Оплаты по открытым счетам покупателям по срокам оплаты. Учитывайте платежную дисциплину: на сколько дней в среднем опаздывает каждый клиент.
- Составьте список ожидаемых выплат. Открытые счета поставщиков, зарплата, налоги, аренда, платежи по кредитам, регулярные расходы.
- Разбейте на периоды. Понедельно на короткий горизонт и помесячно на средний.
- Рассчитайте остаток на конец периода. Начальный остаток + поступления − выплаты; остаток на конец каждого периода становится начальным для следующего.
- Постройте сценарии. Пересчитайте прогноз для худшего и лучшего случая, например если крупный клиент заплатит на две недели позже.
Пять слабых мест прогноза в Excel
- Данные устаревают. Счета и оплаты вводятся в учетную систему и вручную переносятся в Excel; к моменту готовности таблица уже не отражает текущее положение.
- Сроки оплаты отслеживаются вручную. Перенос срока или частичная оплата попадают в таблицу с опозданием.
- Путаница с валютами. При сведении разных валют в один остаток возникают ошибки курсов и расчетов.
- Зависимость от одного человека. Автор формул уходит, и файл остается без владельца.
- Разные цифры. Финансы, продажи и руководство приходят на совещание с разными файлами.
Что нужно для автоматизации
Надежный прогноз денежных потоков зависит от трех наборов данных, и все три должны находиться в одной системе:
- Остатки по контрагентам и счета со сроками оплаты: дебиторская и кредиторская задолженность с датами.
- Касса и банковские счета: текущая денежная позиция по валютам.
- Плановые платежи и поступления: предстоящие выплаты и ожидаемые оплаты.
Если эти данные хранятся в разных файлах, прогноз каждый раз приходится собирать вручную. Если они в одной базе, отчет обновляется сам.
Управление денежными потоками с WAGONN Thalamus
Thalamus уже хранит все данные, необходимые для прогноза, поэтому отдельная таблица не нужна:
- Расчеты с контрагентами и анализ старения: остатки покупателей и поставщиков, отчеты по старению дебиторской и кредиторской задолженности, кредитные лимиты.
- Касса и банковские счета: учет в разрезе валют; интеграция с банками переносит движения по счетам и проводит их в учете.
- Прогноз денежных потоков: по срокам открытых счетов покупателям и поставщикам показываются ожидаемые поступления и выплаты по периодам «Эта неделя», «Следующая неделя» и «Этот месяц».
- Позиция по дебиторке и кредиторке: общая дебиторская задолженность сравнивается с общей кредиторской, и чистая позиция отслеживается в реальном времени.
- Сопоставление входящих платежей: оплаты клиентов закрывают открытые счета начиная с самого раннего (FIFO), поэтому остаток дебиторки отражает реальное положение.
- Живая панель: отчеты не статичные файлы, а дашборд в веб-интерфейсе.
Чтобы ускорить оплаты от дилеров, используйте B2B-портал Plexus: дилеры сами видят свои выписки и открытые счета, платят через портал, а оплата сразу отражается в Thalamus. Меньше просрочек означает более предсказуемые денежные потоки.
Пять практических советов по улучшению денежного потока
- Фиксируйте срок оплаты при выставлении счета. Счет без срока означает непредсказуемые деньги.
- Еженедельно проверяйте отчет по старению. Работайте с задолженностью старше 60 дней как можно раньше.
- Упростите оплату. Предложите ссылку на оплату, виртуальный POS-терминал или автоматические платежи.
- Платите в срок, но не раньше. Используйте отсрочку поставщика, не рискуя штрафами за просрочку.
- Ведите скользящий прогноз. Сдвигайте прогноз каждую неделю и держите горизонт в 13 недель.
Следующий шаг
Управление денежными потоками требует не только правильной системы, но и правильно выстроенных процессов. Чтобы вместе оценить ваши текущие финансовые потоки, посмотрите нашу услугу Управление данными и бизнес-аналитика, а чтобы увидеть Thalamus на своих данных, свяжитесь с нами. Для взгляда на учет в целом изучите наше ERP-решение.
Часто задаваемые вопросы
Чем отчет о движении денежных средств отличается от отчета о прибылях и убытках? ОПУ показывает выставленные доходы и начисленные расходы, а ОДДС показывает реально полученные и уплаченные деньги. Компания может быть прибыльной и при этом остаться без денег.
Как часто нужно обновлять прогноз движения денежных средств? На коротком горизонте (от 4 до 13 недель) еженедельно, на среднем ежемесячно. Если данные поступают автоматически, обновление ничего не стоит.
Достаточно ли вести платежный календарь в Excel? При небольшом объеме да. С ростом числа счетов, банков и валют ручной перенос приводит к ошибкам и задержкам; формировать прогноз из тех же данных ERP надежнее.
Что такое прямой и косвенный метод? Прямой метод перечисляет поступления и выплаты напрямую; косвенный начинает с чистой прибыли и корректирует ее на неденежные статьи. Для управленческого прогноза удобнее прямой метод.
