В Турции электронные документы давно заменили бумажные счета, и для компаний это уже не выбор, а часть обязательных налоговых процедур. Но ответы на вопросы что такое e-Fatura, чем она отличается от e-Arşiv и когда нужен e-Defter часто разбросаны по разным источникам. Особенно это заметно у иностранных компаний и дочерних обществ, которые только начинают работать в Турции. Результат: неверный тип документа, двойной ввод и счета, которые вручную переносят в учет.
В этом руководстве простыми словами разберем основные понятия турецкого электронного документооборота (e-Dönüşüm), перечислим, на что смотреть при выборе программы для e-Fatura, и покажем на примере WAGONN Synapse, почему электронные документы выгоднее вести вместе с ERP.
Что такое e-Fatura?
e-Fatura — это счет-фактура, который составляется по стандартам Налогового управления Турции (Gelir İdaresi Başkanlığı, GİB), передается и хранится в электронном виде. Юридически он равен бумажному счету; отличие в том, что его не печатают, не отправляют почтой и не архивируют вручную.
На практике e-Fatura:
- формируется в стандартной XML-схеме (UBL-TR),
- подписывается финансовой печатью / электронной подписью,
- доставляется получателю через систему GİB,
- хранится и у отправителя, и у получателя в течение установленных законом сроков.
Компания может подключиться к GİB напрямую или отправлять документы через уполномоченного частного интегратора (özel entegratör). Для большинства компаний второй путь удобнее; WAGONN Synapse работает через инфраструктуру уполномоченных интеграторов.
e-Fatura или e-Arşiv?
Оба документа являются электронными счетами; какой из них выставлять, зависит от статуса получателя.
| e-Fatura | e-Arşiv Fatura | |
|---|---|---|
| Получатель | Компания, зарегистрированная как плательщик e-Fatura | Физическое лицо или компания, не зарегистрированная в e-Fatura |
| Передача | Получателю через систему GİB | Получателю по e-mail, на бумаге или иным способом; данные передаются в GİB |
| Применение | Торговля между зарегистрированными плательщиками | Розничные клиенты, интернет-торговля, незарегистрированные компании |
Правило: если получатель зарегистрирован в e-Fatura, выставляется e-Fatura, если нет — e-Arşiv. Хорошая система определяет это за вас, автоматически проверяя статус получателя. Тип документа, выбранный вручную, — один из самых частых источников ошибок.
e-İrsaliye, e-Defter и другие электронные документы
- e-İrsaliye: электронная товарная накладная. Подтверждает перемещение товара.
- e-Defter: ведение журнала (yevmiye) и главной книги (kebir) в электронном виде. В конце периода книги подписываются и загружаются в систему. Качество e-Defter напрямую зависит от того, насколько аккуратно ведется бухгалтерский учет.
- e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil и другие документы нужны в зависимости от вида деятельности.
Кто и какие документы обязан использовать, определяют сообщения (tebliğ) GİB, и требования со временем меняются. Уточняйте актуальный статус у своего финансового консультанта (mali müşavir).
Скрытая стоимость отдельной программы для e-Fatura
Многие компании выставляют e-Fatura в отдельном портале или программе, не связанной с ERP. На старте это кажется дешевле, но затем начинается:
- одни и те же данные счета вводятся дважды: в ERP и в портале;
- выставленные e-Fatura вручную переносятся в учет, появляются расхождения и забытые записи;
- при отмене или возврате счета исправления нужно делать в двух системах;
- при подготовке e-Defter в конце месяца записи не сходятся.
Как работает электронный документооборот, интегрированный с ERP
В интегрированной системе данные заказа и счета вводятся один раз, дальше все происходит само:
- Создается счет: заказ подтверждается в ERP, счет создается одной кнопкой.
- Определяется тип документа: в зависимости от статуса получателя выбирается e-Fatura или e-Arşiv.
- Документ формируется и отправляется: данные преобразуются в схему GİB, подписываются и передаются.
- Статус отслеживается: отправка, принятие или ошибка видны прямо в ERP.
- Учет ведется автоматически: по тому же счету создается проводка в журнале, ручной ввод не нужен.
- Конец периода: e-Defter формируется из тех же учетных данных.
Электронный документооборот с WAGONN Synapse и Thalamus
Synapse — слой электронного документооборота в экосистеме WAGONN Genome. Он превращает коммерческие данные, созданные в Thalamus (ERP/Fi), в документы, соответствующие требованиям законодательства:
- e-Fatura и e-Arşiv: данные счетов Thalamus передаются уполномоченному интегратору; отправка, отмена и запрос статуса выполняются прямо из ERP. Поддерживаются QNB eSolutions, Paraşüt и Mikro, настройки задаются отдельно для каждой компании.
- Входящие счета: полученные e-Fatura загружаются из интегратора и превращаются в счета поставщиков в Thalamus; на коммерческие счета можно отправить принятие или отказ.
- e-İrsaliye: товарные накладные отправляются из того же интерфейса.
- e-Defter: журнал и главная книга формируются из данных бухгалтерского учета в формате XBRL-GL; подписание и загрузка выполняются через вашего провайдера e-Defter.
- Единый источник данных: счет, проводка и электронный документ создаются из одних и тех же данных, без переноса между системами.
Подробнее о системах электронного документооборота и, вместе с учетом, о нашем ERP-решении.
8 вопросов при выборе программы для e-Fatura
- Есть ли совместимость с GİB и инфраструктура уполномоченного интегратора?
- Разделяет ли система e-Fatura и e-Arşiv автоматически?
- Поддерживаются ли e-İrsaliye и e-Defter?
- Формируется ли счет из тех же данных, что и учет в ERP?
- Видны ли на экране отмены, возвраты и ошибки?
- Есть ли массовая отправка и поиск по истории?
- Фиксируются ли права и история действий (кто и когда отправил)?
- Можно ли вести отдельные реквизиты для нескольких компаний?
Спланируем переход вместе
Электронный документооборот — это не только программа, но и изменение процессов. Чтобы вместе оценить ваш текущий процесс выставления счетов, структуру ERP и потребности в интеграции, воспользуйтесь нашей услугой Консалтинг по цифровой трансформации или просто свяжитесь с нами.
Часто задаваемые вопросы
В чем главное отличие e-Fatura от e-Arşiv?
В статусе получателя. Если получатель зарегистрирован в e-Fatura, выставляется e-Fatura, если нет — e-Arşiv.
Нужна ли для e-Fatura отдельная ERP-система?
Не обязательно. Но работа в связке с ERP вместо ручного переноса счетов в учет заметно снижает количество ошибок и объем работы.
Связаны ли e-Defter и e-Fatura?
Косвенно. e-Defter формируется из бухгалтерских записей; если счета правильно отражены в журнале, e-Defter тоже будет корректным.
Что такое интегратор и обязателен ли он?
Вместо прямого подключения к GİB документы обычно отправляют через уполномоченного частного интегратора. Synapse работает с QNB eSolutions, Paraşüt и Mikro.
Обязана ли иностранная компания в Турции использовать e-Fatura?
Это зависит от оборота и вида деятельности: круг обязанных плательщиков GİB определяет своими сообщениями и периодически расширяет. Уточните актуальный статус у финансового консультанта.
