Kâğıt faturanın yerini elektronik belgelerin alması, Türkiye'de işletmeler için artık bir tercih değil, yasal süreçlerin parçası. Ancak e-fatura nedir, e-arşiv fatura ile farkı ne, e-defter hangi aşamada devreye giriyor sorularının cevabı çoğu zaman dağınık kalıyor. Sonuç: yanlış belge türü, çift emek ve muhasebeye elle aktarılan faturalar.
Bu rehberde e-dönüşümün temel kavramlarını sadeleştiriyor, bir e-fatura programı seçerken bakmanız gerekenleri sıralıyor ve e-belgelerin ERP ile entegre yönetilmesinin neden fark yarattığını WAGONN Synapse üzerinden anlatıyoruz.
E-Fatura Nedir?
E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği standartlarda hazırlanan, elektronik ortamda iletilen ve saklanan faturadır. Kâğıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir; farkı basılmaması, postalanmaması ve elle arşivlenmemesidir.
Pratikte e-fatura:
- Standart bir XML şemasında oluşturulur,
- Mali mühür / elektronik imza ile imzalanır,
- GİB sistemi üzerinden alıcıya ulaştırılır,
- Hem gönderende hem alıcıda yasal sürelerle saklanır.
Faturayı şirket kendi başına GİB'e bağlanarak ya da yetkili bir özel entegratör üzerinden gönderebilir. Çoğu işletme için ikinci yol pratiktir; WAGONN Synapse bu süreci yetkili entegratör altyapısı üzerinden yürütür.
E-Fatura mı, E-Arşiv Fatura mı?
İkisi de elektronik faturadır; hangisinin kesileceği alıcının durumuna bağlıdır.
| E-Fatura | E-Arşiv Fatura | |
|---|---|---|
| Alıcı | E-fatura mükellefi olarak kayıtlı işletme | E-fatura mükellefi olmayan kişi veya işletme |
| İletim | GİB sistemi üzerinden alıcıya | Alıcıya e-posta, kâğıt çıktı veya benzeri yolla; GİB'e raporlanır |
| Kullanım | Mükellefler arası ticaret | Bireysel müşteri, e-ticaret, mükellef olmayan firmalar |
Kural: alıcı e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv. İyi bir sistem bunu sizin yerinize mükellef sorgusu yaparak otomatik belirler. Elle seçilen belge türü, en sık görülen hata kaynaklarından biridir.
İş süreçlerinizi modernize etmek ve dijital dönüşümünüzü hızlandırmak için yanınızdayız. Uzman ekibimizden teklif alın.
E-İrsaliye, E-Defter ve Diğer E-Belgeler
- E-İrsaliye: Sevk irsaliyesinin elektronik karşılığı. Mal hareketini belgeler.
- E-Defter: Yevmiye ve kebir defterlerinin elektronik ortamda tutulması. Dönem sonunda imzalanıp ilgili kuruma yüklenir. Muhasebe verisinin düzenli ve tutarlı olmasına bağlıdır.
- E-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil gibi belgeler faaliyet türüne göre gündeme gelir.
Kimin hangi belgeyi kullanmak zorunda olduğu GİB'in tebliğleriyle belirlenir ve zamanla değişir. Güncel durumunuzu mali müşavirinizle teyit edin.
Kopuk E-Fatura Programının Gizli Maliyeti
Pek çok işletme e-faturayı ERP'den bağımsız, ayrı bir portal ya da program üzerinden keser. İlk bakışta ucuz görünür; ama sonra şunlar başlar:
- Faturanın aynı verisi iki kez girilir: ERP'de ve portalda.
- Kesilen e-faturalar muhasebeye elle aktarılır; fark ve unutulan kayıtlar çıkar.
- Fatura iptal veya iade edildiğinde iki sistemde de ayrı ayrı düzeltme gerekir.
- Ay sonu e-defter hazırlanırken kayıtlar tutmaz.
ERP ile Entegre E-Dönüşüm Nasıl Çalışır?
Entegre yapıda sipariş ve fatura verisi bir kez girilir, geri kalanı akar:
- Fatura oluşur: ERP'de sipariş onaylanır, tek tuşla fatura oluşturulur.
- Belge türü belirlenir: Alıcının mükellef durumuna göre e-fatura ya da e-arşiv seçilir.
- XML üretilir ve gönderilir: Veri GİB şemasına dönüştürülür, imzalanır, iletilir.
- Durum izlenir: Gönderim, onay veya hata durumu ERP ekranında görünür.
- Muhasebe otomatik işlenir: Aynı fatura için yevmiye kaydı oluşur; ayrıca elle giriş gerekmez.
- Dönem sonu: E-defter, aynı muhasebe verisinden hazırlanır ve yüklenir.
İş süreçlerinizi modernize etmek ve dijital dönüşümünüzü hızlandırmak için yanınızdayız. Uzman ekibimizden teklif alın.
WAGONN Synapse ve Thalamus ile E-Dönüşüm
Synapse, WAGONN Genome ekosisteminin e-dönüşüm katmanıdır. Thalamus (ERP/Fi) içinde oluşturulan ticari veriyi mevzuata uygun belgeye çevirir:
- E-Fatura ve E-Arşiv: Thalamus'taki fatura verisi GİB şemalarında XML'e dönüştürülür; gönderim, iptal ve durum sorgusu yetkili entegratör (QNB eSolutions) üzerinden yapılır.
- E-Defter: Dönem sonunda genel muhasebe verisi doğrulanır, imzalanır ve yüklenir.
- Şema ve imza doğrulaması: Belgeler gönderilmeden önce GİB şemalarına uygunluk açısından denetlenir.
- Tek veri kaynağı: Fatura, yevmiye ve e-belge aynı veriden üretilir; sistemler arası aktarım yoktur.
Çözüm sayfamızda e-dönüşüm sistemlerini, muhasebe tarafıyla birlikte düşünmek için de ERP çözümümüzü inceleyebilirsiniz.
E-Fatura Programı Seçerken 8 Kontrol Noktası
- GİB uyumlu ve yetkili entegratör altyapısı var mı?
- E-fatura ve e-arşiv ayrımını otomatik yapıyor mu?
- E-irsaliye ve e-defter destekleniyor mu?
- Fatura ERP/muhasebe ile aynı veriden mi üretiliyor?
- İptal, iade ve hata durumları ekranda izlenebiliyor mu?
- Toplu gönderim ve geçmiş sorgulama var mı?
- Yetki ve işlem geçmişi (kim, ne zaman gönderdi) kaydediliyor mu?
- Birden fazla şirket için ayrı kimlik yönetilebiliyor mu?
E-Dönüşüme Geçişi Birlikte Planlayalım
E-dönüşüm yalnızca bir yazılım değil, süreç değişimidir. Mevcut fatura akışınızı, ERP yapınızı ve entegrasyon ihtiyaçlarınızı birlikte değerlendirmek için Dijital Dönüşüm Danışmanlığı hizmetimizden yararlanabilir ya da doğrudan bizimle iletişime geçebilirsiniz.
İş süreçlerinizi modernize etmek ve dijital dönüşümünüzü hızlandırmak için yanınızdayız. Uzman ekibimizden teklif alın.
Sık Sorulan Sorular
E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki temel fark nedir?
Alıcının durumu. Alıcı e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura kesilir.
E-fatura için ayrıca ERP gerekir mi?
Zorunlu değil. Ama fatura verisini muhasebeye elle aktarmak yerine ERP ile entegre çalışmak hata ve iş yükünü belirgin biçimde azaltır.
E-defter ile e-fatura ilişkili mi?
Dolaylı olarak. E-defter, muhasebe kayıtlarından üretilir; faturalar doğru yevmiyeye işlenmişse e-defter de tutarlı olur.
Entegratör nedir, mutlaka gerekli mi?
GİB ile doğrudan bağlantı kurmak yerine, belge gönderimini yetkili bir özel entegratör üzerinden yapmak yaygın yöntemdir. Synapse bu süreçte QNB eSolutions altyapısını kullanır.
Kimler e-fatura kullanmak zorunda?
GİB'in tebliğlerle belirlediği mükellef grupları. Kapsam değişebildiği için güncel durumu mali müşavirinizle teyit edin.
